Impacto de la Oficina Virtual en el área de Servicios

Renne Orlando Salazar Carvajal

Introducción

Hablar de como será la oficina del futuro es quizás asumir un riesgo. Los avances tecnológicos han hecho casi imposible aventurarse a predecir cuáles serán los desarrollos que se impondrán en la oficina dentro de 10 o 20 años. Es tan acelerado el ritmo de nuevos inventos y estrategias que ellos no acaban de comprenderse en su totalidad cuando ya son puestos en funcionamiento.

Durante cientos de años la principal actividad del hombre ha sido la manufactura y la industria. Y ahora, en unos pocos años el hombre se ha dedicado a hacer de la información su principal fuente de ingresos. De igual forma, las modas administrativas son menos perennes. Quién iba a imaginar que el modelo tayloriano que domino la empresa durante gran parte de este siglo sería reemplazado en estas dos últimas décadas por conceptos como gerencia de calidad total, Benchmarking, Outsourcing, etc.?. Así, la tecnología y los desarrollos científicos que directamente nos atañen, ya sea en el hogar o en el puesto de trabajo, nos están acostumbrando a movernos a este ritmo.

En la actualidad las empresas se apoyan fuertemente en diferentes herramientas a fin de facilitar la manera en que se realiza su trabajo y al mismo tiempo incrementar los niveles de desempeño y productividad. En muchas ocasiones desgraciadamente se le apuesta firmemente a la tecnología esperando que ella pueda hacer maravillas y solucionar problemas complicados. Desgraciadamente se le apuesta con los ojos cerrados, sin bases sólidas. Cabe decir que la moda dentro de las organizaciones representa un papel muy importante. Sin embargo, es muy cierto que la tecnología bien estudiada, planeada y administrada, si produce cambios positivos muy notorios.

En lo referente a la tecnología hay un factor desgraciadamente incontrolable, pero de suma importancia, el "Tiempo". La tecnología de año en año puede cambiar, por esto la planeación de la tecnología no debe ser por moda, sino por necesidad.

Definitivamente la oficina en nuestros días debe ser más dinámica y no estar limitada a horarios ni lugares. Ahora cuando el personal no esta dentro de su oficina puede alcanzar la información que esta dentro de ella. Incluso con los nuevos "Cyber Cafés", donde una persona puede accesar a Internet desde máquinas preinstaladas en el establecimiento o bien llevando su propio notebook y conectándose a la red.

Se dice que usando tecnologías como las empleadas en la oficina virtual (telecomunicaciones avanzadas, multimedia, bases de datos, Internet, Intranet, redes, etc.) se puede incrementar de un 10% a un 20% la productividad del trabajo; la justificación de la aplicación de tecnologías en oficinas debe estar muy bien fundamentada y construirse con bases sólidas.

De alguna manera ya hemos avanzado hacia la evolución de oficinas ayudados en gran medida por las tecnologías involucradas en la oficina virtual. Aunque en realidad muchas herramientas que se siguen utilizando son aun de la "primera generación".